PowiatRadziejowski

Rejestracja Uczniowskich Klubów Sportowych

Zebranie założycielskie

Pierwsza czynność konieczna dla założenia UKS lub stowarzyszenia sportowego to zwołanie zebrania założycielskiego. Musi wziąć w nim udział co najmniej 7 osób posiadających pełną zdolność do czynności prawnych i niepozbawionych praw publicznych (członkami klubu mogą być w szczególności uczniowie, rodzice i nauczyciele).

Z zebrania założycielskiego należy sporządzić protokół z przebieg spotkania.

Statut

Uchwalenie statutu to najważniejsza czynność w trakcie powoływania klubu.

Artykuł 10 ustawy Prawo o stowarzyszeniach określa szczególności ten zapis, a są to:

• nazwa stowarzyszenia, odróżniająca je od innych stowarzyszeń, organizacji i instytucji;
• teren działania i siedzibę stowarzyszenia;
• cel i sposób ich realizacji;
• sposób nabywania i utraty członkostwa, przyczyny utraty członkostwa oraz prawa i obowiązki członków;
• władze stowarzyszenia, tryb dokonywania ich wyboru, uzupełniania składu oraz ich kompetencje;
• możliwość otrzymywania przez członków zarządu wynagrodzenia za czynności wykonywane w związku z pełnioną funkcją;
• sposób reprezentowania stowarzyszenia, w szczególności sposób zaciągania zobowiązań majątkowych, a także warunki ważności uchwał władz stowarzyszenia;
• sposób uzyskiwania środków finansowych oraz ustanawiania składek członkowskich;
• zasady dokonywania zmian statutu;
• sposób rozwiązania się stowarzyszenia.

Rejestracja

Zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy o sporcie oraz §1 rozporządzenia ministra sportu i turystyki w sprawie ewidencji klubów sportowych, uczniowskich klubów sportowych oraz klubów sportowych działające w formie stowarzyszenia, którego statut nie przewiduje prowadzenia działalności gospodarczej, podlegają wpisowi do ewidencji prowadzonej przez starostę właściwego ze względu na siedzibę klubu (Starostę Radziejowskiego). Oznacza to, że kluby te, pomimo że są stowarzyszeniami tworzonymi na podstawie ustawy Prawo o stowarzyszeniach, nie podlegają rejestracji w KRS, a nabywają osobowość prawną z chwilą wpisu do ewidencji prowadzonej przez starostę właściwego ze względu na siedzibę klubu.

Rejestracja klubu sportowego w ewidencji starosty:

Wpisu do ewidencji klubów sportowych starosta dokonuje na podstawie wniosku założycieli klubu.

Do wniosku należy dołączyć następujące dokumenty:

1. Wniosek.
2. Protokół z zebrania założycielskiego klubu wraz z:
   
   • uchwałą o powołaniu klubu,
   • uchwałą o zatwierdzeniu statutu,
   • uchwałą o wyborze komitetu założycielskiego,
   • uchwałą o wyborze zarządu,
   • uchwałą o wyborze organu kontroli wewnętrznej ( komisji rewizyjnej).
3. Lista założycieli zawierająca:
   
   • imię i nazwisko,
   • datę i miejsce urodzenia,
   • numer PESEL,
   • miejsce zamieszkania,
   • własnoręczny podpis.
4. Lista obecności na zebraniu założycielskim z własnoręcznym podpisem (minimum 7 osób)
5. Informacja o adresie tymczasowej lub właściwej siedziby klubu.
6. Statut klubu w trzech egzemplarzach.

Opłaty

Wpis do ewidencji klubu sportowego, działającego w formie stowarzyszenia, którego statut nie przewiduje prowadzenia działalności gospodarczej, podlega opłacie skarbowej w wysokości 10 zł. Natomiast uczniowskie kluby sportowe są zwolnione z tej opłaty. Wynika to z art. 2 ust.1 pkt.1 lit. g ustawy o opłacie skarbowej.

Postępowanie po otrzymaniu decyzji o wpisie do klubu do ewidencji

Jeżeli na zebraniu założycielskim dokonano wyboru jedynie komitetu założycielskiego i zarządu, po otrzymaniu decyzji o wpisie klubu do ewidencji należy zwołać walne zebranie i dokonać wyboru organu kontroli wewnętrznej (komisji rewizyjnej) na zasadach określonych w statucie. Następnie w ciągu 14 dni trzeba przesłać na adres starostwa protokół z walnego zebrania oraz odpisy podjętych uchwał.

Możliwy jest wybór komisji rewizyjnej od razu na zebraniu założycielskim.

Ponadto, kluby sportowe powinny uzyskać REGON, NIP oraz założyć konto bankowe.

Czas rejestracji

Wpis uczniowskiego klubu sportowego lub stowarzyszenia sportowego nieprowadzącego działalności gospodarczej do ewidencji starosty następuje w drodze decyzji administracyjnej (art. 4 ust. 4 ustawy o sporcie).

Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego decyzję wydaje się bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu jednego miesiąca od daty wpłynięcia wniosku. W sprawach szczególnie skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony do dwóch miesięcy. Od decyzji można się odwołać w ciągu 14 dni od momentu jej otrzymania. Wniosek za pośrednictwem starosty należy złożyć do Samorządowego Kolegium Odwoławczego właściwego ze względu na siedzibę klubu.

Ewidencja

W ewidencji klubów sportowych zawarte są następujące informacje:

• data wpisu;
• numer ewidencyjny;
• imiona i nazwiska oraz daty urodzenia członków komitetu założycielskiego;
• nazwa, siedziba oraz adres klubu sportowego;
• imiona, nazwiska i funkcje osób wchodzących w skład zarządu i organu kontroli wewnętrznej;
• informacje o statucie: data jego uchwalenia, data zmiany statutu;
• dane osób upoważnionych do zaciągania zobowiązań majątkowych;
• cel działania;
• teren działania;
• data wykreślenia klubu sportowego z ewidencji;
• inne uwagi.

Zgłaszanie zmian w ewidencji

Informacje te muszą być aktualizowane, co pociąga za sobą obowiązek zgłaszania w starostwie każdej zmiany dotyczącej statutu klubu, składu władz oraz adresu siedziby. Należy je zgłaszać w terminie 14 dni od chwili zaistnienia, czyli podjęcia stosownej uchwały. Po złożeniu przez klub odpowiedniego wniosku starosta niezwłocznie wprowadza nowe dane do ewidencji.

Za dokonanie zmian w ewidencji prowadzonej przez starostę płaci się 10 zł. Uczniowskie kluby sportowe nie powinny tej opłaty ponosić (zgodnie ze stanowiskiem MEN).

Wyciąg z ewidencji

Wyciąg z ewidencji klubów to podstawowy dokument, podobnie jak wypis z KRS-u dla stowarzyszeń rejestrowych, dlatego jeden jego egzemplarz powinien być na stałe w klubie. Taki dokument często jest wymagany jako załącznik do wniosków, np. w konkursie ofert.

Wniosek o wydanie wyciągu z ewidencji uczniowskich klubów sportowych lub klubów sportowych działających w formie stowarzyszenia, których statuty nie przewidują prowadzenia działalności gospodarczej, składany jest przez zarząd klubu do starosty, w którego ewidencji się znajduje.

Wydanie wyciągu z ewidencji jest bezpłatne dla uczniowskich klubów sportowych, natomiast klub sportowy działający w formie stowarzyszenia, którego statut nie przewiduje prowadzenia działalności gospodarczej, musi ponieść opłatę skarbową w wysokości 17 zł. Wydanie kopii takiego zaświadczenie kosztuje 5 zł.

Obowiązki sprawozdawcze klubów sportowych

Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowych

Każda organizacja, a więc i klub sportowy, i uczniowski klub sportowy, ma obowiązek (na ogół do 31 marca danego roku) sporządzić sprawozdanie finansowe za rok ubiegły. Ma też obowiązek złożyć deklarację CIT.

Sprawozdanie merytoryczne

Sprawozdanie merytoryczne to informacje o działalności statutowej organizacji. Ma ono na celu pokazać, jakie działania podjęła ona w ciągu roku, służyć też może ich ocenie, ewaluacji.

Kluby sportowe, które działają jako fundacje, co rok muszą przygotować sprawozdanie z działalności merytorycznej. Jego wzór został określony w rozporządzeniu ministra sprawiedliwości w sprawie ramowego zakresu sprawozdania z działalności fundacji. Zatwierdzone przez zarząd sprawozdanie należy przesłać do właściwego ministra, wskazanego w statucie klubu (będzie to minister właściwy ze względu na kulturę fizyczną).

Choć stowarzyszenia (w tym także UKS-y i kluby działające w formie stowarzyszeń) nie mają takiego obowiązku, wyraźnie wynikającego z przepisów, to dobrą praktykę stanowi przygotowanie sprawozdania merytorycznego.

Trzeba pamiętać, że każda organizacja, która ma status organizacji pożytku publicznego (niezależnie od tego, czy jest fundacją, czy stowarzyszeniem), musi co roku sporządzać sprawozdanie merytoryczne i przekazać je do Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej.

Wybrane elementy ze źródła: http://poradnik.ngo.pl/organizacje-sportowe